Privacyverklaring Presdesk
Presdesk is software waarmee kleine bedrijven hun klanten, offertes, facturen, taken en berichten beheren. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij
Presdesk is een dienst van Carpres B.V., Zuidstraat 9, 4641 VZ Ossendrecht. KvK 42102515, btw NL869739712B01. Vragen over privacy stuur je naar jbuijk@carpres.nl.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Wij zijn verantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen klanten (de bedrijven die Presdesk gebruiken) en hun gebruikers: account, abonnement, betalingen en support.
Wij zijn verwerker voor de gegevens die een bedrijf zelf in Presdesk zet, zoals de gegevens van zijn eigen klanten, mails, WhatsApp-berichten en bestanden. Het bedrijf bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt. Daarover hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten (onderdeel van onze voorwaarden). Ben je klant van een bedrijf dat Presdesk gebruikt? Neem dan voor vragen over je gegevens eerst contact op met dat bedrijf.
3. Welke gegevens en waarom (als verantwoordelijke)
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld als hash), rol | Inloggen en het account beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer | Abonnement en facturen | Uitvoering van de overeenkomst, wettelijke plicht |
| Betaalgegevens (via Mollie; wij zien geen volledige kaart- of rekeningnummers) | Abonnement en tegoed afrekenen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturen en betalingen | Boekhouding | Wettelijke plicht (7 jaar bewaren) |
| Technische gegevens: IP-adres, inlogtijden, foutmeldingen | Beveiliging en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
| Berichten aan support | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang |
We gebruiken geen gegevens voor advertenties, verkopen niets door en maken geen profielen. Presdesk plaatst alleen een cookie dat nodig is om ingelogd te blijven; er zijn geen tracking- of advertentiecookies.
4. Partijen die ons helpen (subverwerkers)
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server, database, back-ups en opslag van bestanden | Duitsland (EU) |
| Cloud86 B.V. | Versturen van systeemmail (uitnodigingen, wachtwoorden, facturen) | Nederland (EU) |
| Mollie B.V. | Betalingen van abonnementen en tegoed | Nederland (EU) |
| Anthropic, PBC | AI-functies (concepten schrijven, bonnetjes lezen), alleen als je die gebruikt | Verenigde Staten, met standaardcontractbepalingen van de EU |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | WhatsApp-berichten, alleen als het bedrijf WhatsApp koppelt | EU en VS |
| Apple en Google | Meldingen op de telefoon, alleen als je de app gebruikt | EU en VS |
Met al deze partijen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Gegevens die naar AI gaan, worden door Anthropic niet gebruikt om modellen te trainen.
5. Hoe lang bewaren we gegevens
- Account- en bedrijfsgegevens: zolang het abonnement loopt. Na het einde van het abonnement kun je je gegevens nog 30 dagen downloaden; daarna verwijderen we ze binnen 60 dagen, ook uit de back-ups.
- Facturen en betalingen: 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
- Technische logbestanden: maximaal 90 dagen.
- Back-ups van de database: 14 dagen, daarna worden ze automatisch overschreven.
- Bestanden in de prullenbak: 30 dagen, daarna definitief weg.
6. Beveiliging
Alle verbindingen zijn versleuteld (https). Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen. Wachtwoorden van gekoppelde mailboxen en sleutels van koppelingen staan versleuteld in de database. Bedrijven zijn strikt van elkaar gescheiden. De server staat in de EU, maakt dagelijks back-ups en krijgt automatisch beveiligingsupdates.
7. Jouw rechten
Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een gangbaar bestand ontvangen. Stuur je verzoek naar jbuijk@carpres.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Datalek
Gaat er iets mis met de beveiliging, dan melden we dat zo snel mogelijk, en binnen 48 uur aan de betrokken bedrijven. Waar nodig melden we het ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Passen we deze verklaring aan, dan zetten we de nieuwe versie op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen laten we het vooraf weten per mail of in de software.